Cómo superar los obstáculos más comunes en la gestión de equipos

Trabajar con equipos en cualquier industria implica enfrentar desafíos comunes, desde la desorganización hasta la falta de claridad en las prioridades. Estos problemas afectan la productividad y dificultan la colaboración, pero con las herramientas y enfoques correctos, es posible superarlos. En este artículo, exploraremos soluciones prácticas para algunos de los problemas más comunes que enfrentan los roles clave en los equipos, como los Scrum Masters y líderes de equipo. Aquí encontrarás consejos para mejorar la organización, entrega de valor, priorización de tareas, la satisfacción y motivación del equipo.

Muchos equipos, independientemente de la industria en la que operen, enfrentan problemas de desorganización y falta de dirección. Esta situación afecta tanto a equipos de desarrollo de software como a aquellos que trabajan en áreas tan diversas como la construcción o la restauración. Un equipo desorganizado tiende a perder el rumbo, lo que dificulta la toma de decisiones efectivas y la resolución de problemas. Pero, ¿cómo podemos mejorar la organización dentro de un equipo?

La primera clave para mejorar la organización en cualquier equipo es contar con una persona que se especialice en la facilitación y resolución de conflictos. Ya sea un Scrum Master o un líder de equipo con estas habilidades, esta figura juega un papel crucial en la creación de un ambiente donde los equipos puedan tomar decisiones informadas y resolver conflictos de manera efectiva. Al tener un facilitador que pueda guiar al equipo, este puede concentrarse en su trabajo principal mientras se generan soluciones para los desafíos organizacionales.

El Scrum Master tiene un papel importante al facilitar las discusiones necesarias para identificar bloqueos y buscar apoyo en niveles superiores o en otros equipos cuando sea necesario. Facilitar sesiones para hacer retrospección y análisis puede desbloquear los problemas que impiden que el equipo progrese, ayudando a crear un entorno más fluido y colaborativo.

Una situación común en muchos equipos es la constante lucha por resolver problemas urgentes o "apagar fuegos". Estas interrupciones constantes dificultan la planificación y el avance en las tareas importantes, creando un ciclo de caos que parece no tener fin. ¿Cómo podemos salir de este ciclo?

Uno de los consejos clave para estos equipos es reducir el tamaño de los sprints. Cuando los sprints son más cortos, por ejemplo, de una semana en lugar de un mes, es más fácil manejar las interrupciones. Un sprint más breve permite postergar ciertos problemas menores para la siguiente iteración, en lugar de intentar resolver todo de inmediato. Esto otorga más control sobre las prioridades, permitiendo que el equipo se concentre en lo importante y planifique con mayor efectividad.

El siguiente consejo es planificar trabajos que no solo solucionen los problemas inmediatos, sino que también aborden las causas subyacentes de los incendios. ¿Existen problemas técnicos recurrentes? ¿Hay una mala interpretación de los requisitos del cliente? Estas son las preguntas que debemos plantearnos para evitar que los problemas continúen apareciendo.

El análisis de la causa raíz es esencial aquí. Herramientas como el diagrama de Ishikawa o los Five Whys permiten identificar qué está generando las interrupciones. A medida que el equipo empieza a ganar más control sobre su planificación y reduce las interrupciones, es posible dedicar más tiempo a resolver las causas profundas de los problemas.

Otro desafío común en las organizaciones es que, aunque los equipos trabajan mucho, los resultados no son los esperados. Parte de este problema puede deberse a que no se entiende qué parte del trabajo está realmente aportando valor. A veces, las tareas que históricamente se han venido realizando ya no son necesarias, o las funcionalidades que se han entregado no están siendo utilizadas por los usuarios.

Para mejorar los resultados, es crucial eliminar lo que no aporta valor. Esto puede implicar la eliminación de procesos o funcionalidades que simplemente están ocupando tiempo y esfuerzo sin un beneficio claro. Al reducir estas cargas innecesarias, los equipos podrán enfocarse en lo que realmente importa y genera impacto, incrementando así su capacidad para entregar valor real.

Cuando los equipos sienten que no tienen claridad sobre sus prioridades, es posible que los artefactos de Scrum, como el Product Backlog o el Sprint Backlog, no estén siendo utilizados correctamente. Estos artefactos proporcionan visibilidad a medio y largo plazo sobre lo que el equipo debe hacer. Sin embargo, también es necesario que exista una comunicación fluida y abierta entre los desarrolladores y el Product Owner.

El Product Backlog no solo debe estar actualizado, sino que también debe estar claro para todos los miembros del equipo. Si la comunicación entre los roles clave no es efectiva, esto puede generar confusión y falta de alineación. El Scrum Master tiene la responsabilidad de garantizar que los artefactos de Scrum estén funcionando como es debido y de facilitar una comunicación efectiva entre todos los miembros del equipo.

A veces, los problemas en un equipo no son visibles de inmediato. Pueden pasar desapercibidos hasta que se convierten en grandes obstáculos que impactan negativamente en el rendimiento del equipo. Una de las habilidades fundamentales del Scrum Master, que no siempre se encuentra en los libros o vídeos, es la capacidad de observación y escucha.

Un Scrum Master, además de ser un facilitador, coach, mentor y formador, debe dedicar tiempo a observar las dinámicas del equipo. Esto incluye prestar atención a quiénes colaboran juntos, quiénes evitan trabajar en pareja, o si existen pequeños grupos que toman decisiones sin incluir al resto del equipo. Estos patrones, aunque parezcan menores, pueden ser el germen de futuros conflictos si no se abordan a tiempo.

Para identificar estos problemas antes de que escalen, el Scrum Master debe estar atento a cómo se comunican los miembros del equipo, quiénes participan activamente en las conversaciones y quiénes no. La observación constante permite anticipar problemas antes de que se conviertan en crisis. Al ser proactivo y abordar estas situaciones de forma abierta con los miembros del equipo, el Scrum Master puede evitar que los pequeños problemas crezcan y afecten la cohesión y productividad del equipo

El ambiente de trabajo también puede verse afectado por el caos y la falta de dirección. Para mejorar la satisfacción y motivación del equipo, es vital comprender lo que funciona para ellos. No todos los equipos son iguales; algunas actividades que pueden ser motivadoras para un grupo pueden no funcionar para otro.

El Scrum Master debe tomar la "temperatura" del equipo, entender qué les gusta y cuáles son sus mayores dolores. Crear actividades alineadas con sus intereses y, al mismo tiempo, resolver los problemas que realmente les están afectando, generará un ambiente más positivo. Sin esta sintonía, los esfuerzos por mejorar la motivación pueden generar rechazo e incomodidad en lugar de mejorar el ambiente de trabajo.

Para quienes no están familiarizados con Scrum, puede parecer un concepto técnico y complicado. Sin embargo, su valor no reside en los términos que utiliza, sino en su capacidad para ayudar a los equipos a organizarse de manera efectiva.

Una de las mejores formas de desmitificar Scrum es utilizar ejemplos cotidianos. Imagina que estás organizando un evento con tus amigos, ya sea una cena, una excursión o una fiesta. El primer paso es identificar lo que necesitas: lugar, comida, transporte, etc. Esta lista de necesidades es equivalente al Product Backlog en Scrum. Luego, divides las tareas entre todos, estableciendo plazos (por ejemplo, una semana para reservar el restaurante, otra para confirmar los asistentes). Estas divisiones son lo que en Scrum llamamos sprints.

Cada día, te pondrías en contacto con tus amigos para ver si han avanzado con sus responsabilidades (esto sería una Daily Scrum). Al final de cada semana, revisarías qué tareas se han completado y qué queda pendiente, lo que en Scrum sería una Sprint Review. Si al revisar te das cuenta de que algunas cosas no salieron como esperabas, tendrías una conversación sobre cómo mejorar para la próxima semana, similar a una Retrospectiva.

Al entender Scrum en términos de situaciones cotidianas como la organización de un evento, el framework deja de parecer algo técnico y complejo, y se convierte en una herramienta accesible para mejorar la organización y la eficiencia en cualquier contexto.

Gestionar equipos en entornos ágiles y dinámicos puede ser un desafío, pero con las herramientas adecuadas y un enfoque proactivo, es posible superar los obstáculos más comunes. Al aplicar estos enfoques, los equipos no solo mejorarán su rendimiento, sino que también cultivarán un entorno de trabajo más positivo y colaborativo.