Nuevo proyecto: esto es lo primero que debes hacer

Te piden que te hagas cargo de un proyecto. Te pasan un briefing del sponsor o de alguna persona clave sobre lo que hay que conseguir... y ala, a empezar.

Con un poco de suerte, también te dan una estimación de plazos y algunos hitos. Incluso puede que haya una priorización a alto nivel. Algo tipo: “Queremos lograr A lo antes posible, y después avanzar con B”.

Si te ves en esta situación, por favor, no te lances directamente a por ese primer hito. Tómate un tiempo para preparar el trabajo antes de ejecutarlo. Te aseguro que lo agradecerás después. ¿Por qué? Menos retrabajo, más impacto, mejor colaboración y mayor compromiso del equipo.

Aquí va una checklist que suelo usar para aumentar las probabilidades de éxito y aprovechar al máximo la energía, el tiempo y el talento de las personas. Está organizada según el orden que normalmente sigo, e incluye una pequeña priorización para ayudarte a decidir qué saltarte si vas justo de tiempo:

Vamos a usar estas etiquetas: Imprescindible (I) y Bueno tenerlo (BT)

• (I) Define la visión o el estado final deseado
• (I) Alinea expectativas sobre qué significa el éxito en este proyecto
• (BT) Mapea a los stakeholders
• (BT) Identifica posibles trade-offs y criterios de priorización
• (BT) Haz un mapa de riesgos y supuestos

Cuando hayas hecho esto, busca alinearte con las personas clave. El objetivo es tener un acuerdo compartido sobre cómo se van a tomar decisiones —esto agiliza mucho las cosas más adelante.

Si ya sabes qué perfiles vas a necesitar, involúcralos cuanto antes. Comparte lo que has preparado y co-crea con ellos lo siguiente:

• (BT) Un customer journey, un mapa de procesos o un value stream map —estado actual y futuro
• (I) Matriz de habilidades
• (I) Roadmap a alto nivel
• (BT) OKRs —para todo el proyecto y al menos para el primer trimestre

Después, vuelve a hablar con tus stakeholders. Asegúrate de que todo el mundo relevante está alineado con lo que vayas a entregar a corto plazo.

A estas alturas ya deberías tener claro a quién necesitas. Asegura tiempo con esas personas, hazles onboarding y explícales todo lo que has hecho hasta ahora. Pide feedback. Deja espacio para que puedan aportar y moldear las cosas —eso aumenta muchísimo su compromiso.

(BT) Hablamos sobre los comportamientos que queremos fomentar en el equipo. Estos son algunos de mis favoritos:

• Compartimos la responsabilidad del trabajo
• Somos responsables ante nuestros compañeros, no ante un jefe
• Tenemos un objetivo común —sin agendas ocultas ni bonuses que entren en conflicto
• Hacemos lo que el equipo necesite de nosotros, y somos flexibles con nuestros roles
• No hay jerarquías internas
• Practicamos el liderazgo emergente —cualquiera puede liderar si la situación lo requiere

(I) Co-crear una pequeña gobernanza: frecuencia de reuniones, propósito de cada una, etc.

(I) Acordar cómo van a trabajar juntos: herramientas, dónde sigues el trabajo en curso, cómo gestionas la colaboración, etc.

Si eliges trabajar en sprints y usar Scrum, la primera planificación de sprint será vuestro kick-off. Asegúrate de tener ítems bien refinados para arrancar. Si no, el foco del nuevo equipo será refinar el backlog y definir las iniciativas y tareas necesarias para alcanzar el primer hito del roadmap o los OKRs del primer trimestre.

¡Ya lo tienes todo listo! Mucha suerte con tu nuevo proyecto Evidentemente, esta lista no es definitiva —siempre hay algo que se puede mejorar. ¿Tú qué sueles hacer? ¿Qué te funciona? ¿Y qué decides no hacer?

Fuente: Informe PMI Pulse of the Profession® 2024