Meeting Mapping

Un meeting mapping es un ejercicio visual que ayuda a los equipos a alinear sus ceremonias y detectar reuniones que ya no aportan valor.

Después de muchos años en la comunidad ágil, me doy cuenta de que las técnicas que más impacto tienen suelen tener algo en común: hacen visible lo invisible.

Visualizar es casi mágico.

Es como quitar un trozo del mapa mental que tienes en la cabeza y dejarlo sobre la mesa. Eso ya es potente de por sí. Si lo haces a solas, es como tener un compañero imaginario que te ayuda a pensar, criticar y mejorar ideas. Pero cuando lo haces en grupo, permite que varias personas se alineen y colaboren de forma rápida y clara.

Saber reunirse también es una competencia clave

Todos decimos que queremos menos reuniones. Pero… ¿hacemos algo concreto para conseguirlo?

Por eso no sorprende que aplicar visualización a este problema dé tan buenos resultados. Porque las reuniones no son eventos aislados: son parte de un ecosistema. Para tener una reunión, necesitas a más personas. Y no una: normalmente varias. Si intentas evitarlas y lo pasas todo a comunicación asíncrona, acabas con el correo lleno, miles de mensajes en Slack y un WhatsApp que arde.

Además, muchas veces no sabemos facilitar bien una reunión. ¿Respetar la hora de inicio y fin? ¿Tener una agenda clara? ¿Saber qué inputs hacen falta y qué outputs se esperan? ¡Ojalá! Con todo lo que tenemos encima, es difícil. De hecho, con el tiempo que pasamos en reuniones, no estaría mal que nos enseñaran a facilitarlas desde la escuela. ¿Y si necesitáramos un carnet para poder montar reuniones? ¿Un sistema de fichas?

¿Y si mapeamos las reuniones?

El meeting mapping es una técnica sencilla para visualizar cómo se conectan tus reuniones y los artefactos que las rodean.

Paso 1 – Visualizar

Haz una lista de todas las reuniones que tengas en mente. Por cada una, crea una tarjeta con:
• título de la reunión
• quién asiste (nombra funciones, no personas)
• qué necesita como entrada
• qué genera como salida (artefactos, decisiones, documentos…)

Paso 2 – Organizar

Crea un espacio de trabajo donde colocar todo:
• reuniones en la parte superior, artefactos a la izquierda
• conecta entradas y salidas de cada reunión

Paso 3 – Recortar lo que sobra

Con el mapa delante, convoca una reunión (¡sí, una más!) para revisarlo en equipo y tomar decisiones. Pregúntense:
• ¿Esta reunión genera algo útil o claro?
• ¿O solo es previa a otra?
• ¿Podríamos unirla con otra y reducir el número?

Usa nuestra plantilla en Miro

Hemos preparado una plantilla en Miro para que puedas probar esta técnica con tu equipo:
👉 https://miro.com/app/board/o9J_kqghubU=/