Caso de éxito gestión del cambio: Cómo un equipo de TI logró consolidar el cambio

Los expertos en transformación y gestión del cambio a menudo se encuentran en situaciones donde un equipo debe adaptarse a nuevas herramientas, procesos o formas de trabajo. Hoy me gustaría compartir una historia sobre gestión del cambio que puede darte algunas ideas y técnicas que podrías probar.

Imagina un departamento de TI implementando una nueva herramienta para apoyar la planificación y el seguimiento del progreso. Llamémosla la herramienta Mia. El proyecto arrancó de manera positiva, con el equipo comunicando claramente los beneficios y las razones detrás de la implementación de la herramienta, e incluso organizando sesiones de capacitación para garantizar su adopción. Inicialmente, el lanzamiento fue fluido. Pero, en unas pocas semanas, el propietario de la herramienta notó algo alarmante: el uso de Mia estaba disminuyendo rápidamente.

Los coaches ágiles intervinieron y pidieron al Scrum Master que volviera a discutir el "por qué" original detrás de la herramienta con el equipo, alentándolos a idear formas creativas para mantenerse motivados. El equipo respondió con una mezcla de sistemas de castigo y recompensa para impulsar el uso de la herramienta. Y aunque esto ayudó por un tiempo, el entusiasmo no duró. La frustración creció, y algunos comenzaron a preguntarse si el equipo estaba evitando intencionadamente la herramienta. Pero este no era el caso.

Los coaches ágiles decidieron recurrir a los verdaderos expertos, es decir, los propios usuarios, y organizaron talleres para profundizar en el problema.

En los talleres, el equipo exploró sus rutinas existentes para la planificación y el seguimiento del progreso. Se les pidió que pensaran en su día a día, en cómo realizaban tareas de manera automática, sin pensar en ellas, como conducir un coche o seguir una rutina matutina. ¿Cómo encajaba Mia en estas rutinas automáticas?

El segundo taller se centró en las barreras para hacer que la herramienta Mia formara parte de su rutina. El equipo discutió varias áreas clave:

• ¿El tiempo era un problema?
• ¿Había algo en la herramienta que resultara difícil?
• ¿El problema era más mental, relacionado con cómo percibían la herramienta?

Después de identificar estos desafíos, el equipo los priorizó según su impacto y la dificultad para abordarlos. Con esta lista en mano, comenzaron a resolver un problema a la vez, tal como lo haría un equipo Scrum.

Durante un período de tres meses, se tomaron una amplia gama de acciones, cada una abordando un desafío diferente:

• Motivación: el equipo analizó la percepción de que la herramienta consumía mucho tiempo y midió cuánto tardaban realmente las tareas en realizarse. También introdujeron un "programa de compañeros", donde cada persona tenía a alguien a quien recurrir para recibir apoyo y motivación.
• Capacidad: crearon tutoriales fáciles de usar y se aseguraron de que el equipo tuviera el conocimiento y las habilidades para usar la herramienta de manera efectiva.
• Entorno: se centraron tanto en el entorno digital como en el social. En el lado digital, introdujeron una aplicación móvil para hacer que la herramienta fuera más accesible y agregaron funciones fáciles de usar. En el lado social, programaron sesiones en equipo donde todos actualizarían la herramienta juntos, reservando ese tiempo en el calendario para que se convirtiera en un hábito.

1. La comunicación y la capacitación no son suficientes: si bien comenzar con la comunicación sobre el "por qué" y ofrecer capacitación es esencial, no mantendrá el cambio. Es necesario ir más allá.
2. Escucha a los usuarios: entiende las rutinas, obstáculos y perspectivas de las personas que se espera que cambien. Habla sobre lo que se necesita para incorporar el nuevo comportamiento en sus hábitos diarios.
3. Enfócate en tres elementos para la creación de hábitos: para que el cambio perdure, es necesario abordar tres áreas críticas: motivación, capacidad y el entorno que apoya el nuevo comportamiento.

Espero que esta historia te inspire a pensar en cómo puedes impulsar un cambio sostenible dentro de tus propios equipos. Prueba algunas de estas técnicas y recuerda: el cambio es un viaje, no solo un lanzamiento. Únete a nuestra formación de Certified Scrum Master (CSM) y obtén las herramientas y conocimientos para impulsar un cambio sostenible en tus equipos.